Služební auto, které může zaměstnanec používat i soukromě, patří k nejžádanějším firemním benefitům. S jeho využíváním se ale pojí řada pravidel – od zdanění přes úhradu paliva až po odpovědnost za škodu. Firmy navíc mohou podmínky nastavit velmi rozdílně, jak ukazuje praxe.
Služební automobil už dávno nemusí být jen prostředkem pro cestu na schůzku nebo mezi pobočkami. Pokud firma povolí jeho soukromé využití, snadno se stane součástí běžného rodinného života – od každodenních cest přes víkendové výlety až po delší pobyt v zahraničí. Právě ve chvíli, kdy se pracovní auto promění v soukromý dopravní prostředek, ale začínají být důležitá pravidla, která během běžného provozu snadno zůstanou stranou.
Kdo například zaplatí palivo při soukromé jízdě, smí za volant partner a co se stane, když dojde k nehodě? Odpověď není pro všechny firmy stejná. Záleží na interním nastavení zaměstnavatele, dohodě se zaměstnancem i podmínkách pojištění – a rozdíly mezi jednotlivými firmami mohou být poměrně výrazné.
Soukromé používání musí firma výslovně umožnit
„Základní podmínkou je, že firma zaměstnanci soukromé používání vozidla výslovně umožňuje. Nestačí, že má automobil běžně zaparkovaný doma nebo s ním dojíždí do zaměstnání,“ upozorňuje Anna Kevorkyan, CEO pracovního portálu JenPráce.cz.
Právě v tom bývá první důležitý rozdíl mezi jednotlivými zaměstnavateli. Někde je soukromé využívání běžnou součástí benefitu, jinde se týká jen vybraných pozic. Pravidla navíc obvykle řeší i to, kdo další může vůz řídit, zda s ním zaměstnanec smí do zahraničí nebo jak postupovat při poruše či nehodě. Důležitou roli hraje také územní platnost pojištění a rozsah asistenčních služeb.
Ve společnosti Wilo je přístup poměrně široký. Na základě písemné dohody může služební vůz soukromě používat každý zaměstnanec, který ho má k dispozici. Podle Jana Cidlinského, regionálního ředitele Wilo pro střední Evropu, tuto možnost využívá zhruba 80 procent zaměstnanců se služebním autem. Zbytek o ni často nemá zájem jednoduše proto, že jim přidělený vůz pro soukromé účely nevyhovuje.
Home Credit volí užší model. Soukromé využití se tam nevztahuje automaticky na každého se služebním vozem, ale hlavně na pozice, u nichž je auto přirozenou součástí práce – například key account manažery nebo vedoucí poboček. „U těchto pozic je soukromé využití vozu součástí nastavených pracovních podmínek,“ říká Miloš Nejezchleb, ředitel divize Péče o zaměstnance a marketing společnosti Home Credit.
Služební mobil i soukromě? Kde končí benefit a začíná účet zaměstnance
Benefit se promítá do zdanitelného příjmu
Možnost používat služební auto soukromě není z pohledu daní „zdarma“. Zaměstnanci vzniká nepeněžní příjem, který se každý měsíc přičítá k jeho zdanitelné mzdě. U běžného auta jde o jedno procento vstupní ceny včetně DPH, u nízkoemisního vozu o 0,5 procenta a u bezemisního o 0,25 procenta. Minimálně se přitom započítává 1 000 korun měsíčně.
„U běžného automobilu se vstupní cenou 800 tisíc korun se ke zdanitelné mzdě připočte 8 000 korun. Zaměstnanec tuto částku firmě neplatí, zvýší se mu ale základ, z něhož se vypočítává daň a odvody,“ vysvětluje Jana Jáčová, ředitelka UOL Účetnictví. U stejně drahého bezemisního vozu by nepeněžní příjem činil 2 000 korun.
Důležité je, že se tato částka neodvíjí od toho, kolik kilometrů zaměstnanec soukromě skutečně najede. Rozhodující je samotná možnost vůz využívat. Stejný princip platí i tehdy, když zaměstnanec auto během měsíce používá jen několik dní.
„Zákon pracuje s každým i započatým kalendářním měsícem, takže standardně se nepeněžní příjem nekrátí podle počtu dnů,“ doplňuje Jáčová. Jiná situace může nastat tehdy, pokud zaměstnanec vůz po delší dobu prokazatelně k soukromému použití vůbec nemá.
Palivo v ceně benefitu automaticky není
Možnost používat služební auto soukromě ještě neznamená, že firma automaticky zaplatí i benzin, naftu nebo elektřinu. Tyto náklady se řeší samostatně a záleží na tom, jaká pravidla má zaměstnavatel nastavená.
„Nejjednodušší je, když zaměstnanec pohonné hmoty spotřebované při soukromých jízdách zaměstnavateli uhradí,“ říká Jana Jáčová. Pokud tedy při soukromé cestě natankuje firemní kartou, lze podle knihy jízd nebo jiné evidence určit, jaká část spotřeby připadá na soukromé kilometry, a zaměstnanci ji následně vyúčtovat. Pokud naopak náklad zůstane na firmě, jde zásadně o další zdanitelný příjem zaměstnance.
V praxi proto řada firem volí jednodušší cestu a soukromé výdaje nechává rovnou na zaměstnanci. Ve Wilo si zaměstnanci při soukromých jízdách hradí pohonné hmoty i další náklady sami a firemní kartu na ně použít nesmějí. Soukromé výdaje se tak ani neobjevují v elektronické knize jízd. Podobně postupuje Home Credit. „Veškeré náklady spojené se soukromou jízdou hradí zaměstnanec,“ říká Miloš Nejezchleb.
O něco složitější může být situace u elektromobilů, zejména pokud se služební vůz nabíjí doma. Firma může zaměstnanci elektřinu spotřebovanou při služebních jízdách proplatit, musí ale umět doložit její množství. „Ideální je samostatné měření wallboxu nebo jiné průkazné měření odebraných kWh,“ uvádí Jáčová. Pokud se vychází ze skutečné ceny elektřiny, je potřeba ji doložit například vyúčtováním od dodavatele. I u elektromobilu přitom platí stejné pravidlo jako u klasického paliva: služební a soukromá spotřeba se musí oddělit.
Když mozek funguje jinak: Proč firmy přehlížejí mimořádné talenty
Výjezd do zahraničí může mít další pravidla
Jakmile soukromá cesta se služebním autem vede za hranice, může zaměstnance čekat ještě jeden krok navíc. Zatímco někde se zahraniční výjezd nijak zvlášť neřeší, jinde je potřeba cestu předem oznámit a ověřit, zda pro danou zemi platí pojištění. Týká se to přitom nejen letní dovolené, ale třeba i víkendového výletu, podzimních prázdnin nebo zimní cesty na hory.
Ve Wilo je režim stejný jako při soukromých jízdách po Česku. „Není třeba je hlásit předem nebo žádat o jejich schválení,“ říká Jan Cidlinský.
Home Credit má nastavení přísnější. Zaměstnanec musí zahraniční cestu dopředu nahlásit správci vozového parku. „Ověřujeme především to, zda se na danou zemi vztahuje sjednané pojištění vozidla. Pokud země není v rozsahu pojistného krytí, není možné služební auto pro takovou cestu využít,“ vysvětluje Miloš Nejezchleb.
Právě pojištění je podle Anny Kevorkyan jednou z věcí, které se před cestou nevyplatí podcenit. Vedle územní platnosti doporučuje zkontrolovat i rozsah asistenčních služeb, potřebné doklady k vozidlu a také to, koho ve firmě kontaktovat, pokud se auto porouchá nebo dojde k nehodě.
Podobně jako palivo je nutné řešit také dálniční známky, mýtné, parkovné nebo trajekty. „Základním kritériem je účel výdaje,“ vysvětluje Jáčová. Pokud vznikne výhradně kvůli soukromé cestě a firma jej uhradí, nejde automaticky o náklad pracovní cesty. Jestliže zaměstnanec částku nevrátí, je třeba posoudit její zdanění jako zaměstnaneckého benefitu.
Jiná situace může nastat u výdaje, který firma vynakládá kvůli běžnému služebnímu provozu. Typickým příkladem je podle Jáčové roční dálniční známka pořízená primárně pro pracovní cesty, kterou zaměstnanec následně využije také soukromě.
Za volant může někdy i partner
Interní pravidla by měla určit také to, zda může služební automobil při soukromé jízdě řídit někdo jiný než zaměstnanec.
Ve Wilo může podle dohody vůz standardně řídit manžel či manželka, partner či partnerka nebo děti zaměstnance. Ve výjimečných případech může kvůli bezpečnosti řídit i jiná osoba, například při zdravotní indispozici nebo dlouhé cestě.
Home Credit dovoluje řízení osobě, která se zaměstnancem žije ve společné domácnosti. Odpovědnost za případné škody, dopravní přestupky nebo pokuty ale podle Nejezchleba zůstává na zaměstnanci, který má služební vůz k dispozici.
„Pokud vůz řídí osoba, které to firemní pravidla nepovolují, může se výrazně zkomplikovat řešení škody i pojistného plnění,“ upozorňuje Kevorkyan.
Pokutami si neléčíme komplexy. Ale víme, jak i malá chyba zaviní tragédii, líčí dopravák
U nehody záleží i na tom, zda byla cesta pracovní
Zatímco u paliva, mýtného nebo parkování jde většinou o předem nastavená pravidla a relativně snadno vyčíslitelné částky, mnohem citlivější situace nastává při nehodě. Právě tehdy může být zásadní, zda zaměstnanec jel služebně, nebo soukromě.
Pokud zaměstnanec způsobí škodu při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s nimi, uplatní se zákoník práce. U škody způsobené z nedbalosti je náhrada obecně omezena 4,5násobkem průměrného měsíčního výdělku. Tento limit se neuplatní například při úmyslu, opilosti nebo zneužití jiných návykových látek.
„U čistě soukromé jízdy služebním vozidlem ale není možné automaticky vycházet ze stejného režimu,“ upozorňuje Jana Jáčová. Odpovědnost se posuzuje podle konkrétních okolností, dohody o používání vozidla i pojistných podmínek. Roli hraje také to, jak je vůz pojištěný – povinné ručení kryje především újmu způsobenou třetím osobám, zatímco škodu na samotném služebním autě může krýt havarijní pojištění.
I tady se přístup jednotlivých firem liší. Ve Wilo bere firma náklady při první nehodě standardně na sebe. Pokud zaměstnanec způsobí další, obvykle je už hradí sám. Výjimkou je situace, kdy je i první nehoda důsledkem jednoznačné nedbalosti nebo riskantní jízdy – tehdy náklady nese zaměstnanec.
Home Credit naopak používá při řešení škod stejné interní procesy bez ohledu na to, zda k nehodě došlo při pracovní, nebo soukromé jízdě. Ty upravují nahlášení nehody, řešení pojistné události i případnou odpovědnost zaměstnance.
Jasná pravidla předcházejí sporům
Právě situace, kdy se řeší škoda, nejasné náklady nebo to, kdo vlastně směl vůz řídit, ukazují, jak důležité je mít pravidla nastavená předem. Zkušenosti firem potvrzují, že čím konkrétnější podmínky jsou, tím méně prostoru zůstává pro pozdější spory.
Ve Wilo byly v minulosti zdrojem nejasností především pohonné hmoty při cestách do zahraničí a řízení vozu jinou osobou než samotným zaměstnancem. Firma proto tyto situace v dohodě o soukromém používání služebního auta popsala výslovněji.
Home Credit zase dříve řešil, které kilometry už jsou soukromé a které ještě služební. „Po zavedení GPS monitoringu už jsou takové spory bezpředmětné,“ říká Miloš Nejezchleb.
Že nejde o okrajové téma, potvrzuje i Jan Cidlinský. Podle něj patří služební auta – tedy jaký vůz firma nabídne, komu a za jakých podmínek – hned po mzdách k výrazným firemním otázkám. Někteří uchazeči se při pohovorech zajímají o služební vůz a možnost jeho soukromého využití téměř stejně jako o samotnou náplň práce.
